Como efetuar o registo das compras de forma otimizada em soluções de Gestão Comercial

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Entrevista com Rui Cordeiro no Porto Canal

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Comunicação das séries à AT

Nova Legislação - Comunicação das séries à AT para obter código único e construir o ATCUD.

O seu sistema de faturação está preparado para as novas regras que entram em vigor a partir de janeiro 2023?

É já a partir do dia 1 de janeiro de 2023 que entra em vigor a obrigatoriedade da comunicação das séries à AT, e por consequência a impressão do ATCUD, baseado no código único obtido pela comunicação das séries.

Para poder emitir documentos de vendas fiscalmente relevantes em 2023 (incluindo os recibos), o seu sistema de faturação está preparado para as novas regras que entram em vigor a partir de janeiro 2023?

Sabe que não pode emitir documentos a partir de 1 de janeiro de 2023 que não tenha obtido previamente o código único da AT ( pelo processo de comunicação dos “documentos/séries”) ? 

As soluções XD já estão preparadas!

Comunicação das séries de documentos à AT

A XD disponibilizou na versão 2023.01, um conjunto de ferramentas capazes de responder às novas exigências legais, das quais se destaca a comunicação das series de documentos à AT.

Estas funcionalidades irão permitir comunicar à AT, de forma automática, via serviços webservice, os conjuntos documentos/série e obter o código único para cada uma desses “pares”, construindo assim o ATCUD (dispomos de um conjunto de assistentes e automatismos para minimizar a obtenção destes códigos).

Para quem não dispõe de internet, estão também disponíveis ferramentas para se inserir o código único da AT, após registo manual no portal da respetiva entidade.

Recordamos que o que vai comunicar não é apenas as séries, mas sim o “par” documento/série, o mesmo será dizer que vai comunicar algo como:

- Fatura (FT) – série XXX   - obtém o código RRRRRRRR

- Fatura Recibo (FR) – série XXX – obtém o código ZZZZZZZZ

- Nota de crédito (NC) – série XXX – obtém o código GGGGGGGG

- Nota de encomenda (NE) – série XXX - obtém o código PPPPPPPP

- Fatura (FT) – série YYY - obtém o código OOOOOOOO

- Fatura Recibo (FR) – série YYY – obtém o código HHHHHHHH

Terá ainda que ter em conta os documentos actuais que estejam na mesma natureza fiscal e na mesma série, cuja comunicação será diferente, tendo em conta nova série.

Legislação

A publicação da Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto 2022, vem regulamentar os requisitos de criação do código de barras bidimensional (código QR) e do código único do documento (ATCUD), a que se refere o n.º 3 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, efetua a consolidação e modernização de normas relativas à faturação, ao proceder à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA…

Neste sentido, o referido diploma veio determinar que, nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, deve constar um código de barras bidimensional (código QR) e um código único de documento, nos termos a definir por portaria do membro do Governo responsável pela área das finanças.

Comunicação de séries documentais para obtenção de código de validação

Para a obtenção do código de validação das séries documentais, previsto no n.º 2 do artigo 35.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, os sujeitos passivos devem comunicar, nos termos do n.º 1 do mesmo artigo, por meio de processamento utilizado, como forma de identificação da série:

a) O identificador da série do documento;

b) O tipo de documento, de acordo com as tipologias documentais definidas na estrutura de dados a que se refere a Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, nas notas técnicas correspondentes aos campos «Tipo de documento» e «Tipo de recibo» do grupo de dados «Documentos comerciais»;

c) O início da numeração sequencial a utilizar na série, de acordo com o definido no n.º 3 do artigo 3.º;

d) A data prevista de início da utilização da série para a qual é solicitado o código de validação.

Artigo 3.º Composição do código único do documento (ATCUD)

1 - O código de validação da série a atribuir pela AT é composto por uma cadeia de carateres, com um comprimento mínimo de oito (8) carateres.

2 - O ATCUD é composto pela concatenação dos seguintes elementos, separados pelo carácter «-», sem aspas:

a) Código de validação da série, como definido no n.º 1;

b) O número sequencial do documento dentro da série.

3 - Para efeitos da alínea b) do número anterior, o número sequencial a utilizar é a sequência de caracteres numéricos, sendo que, no caso dos programas informáticos de faturação, é a que se encontra imediatamente a seguir à barra (/), tal como definido na estrutura de dados referida na Portaria n.º 321- A/2007, de 26 de março, nas notas técnicas correspondentes aos campos «Identificação única do documento de venda», «Identificação única do documento de movimentação de mercadorias», «Identificação única do documento» e «Identificação única do recibo» do grupo de dados «Documentos comerciais».

Menção do código único de documento (ATCUD)

1 - O ATCUD, com o formato «ATCUD:CodigodeValidação-NumeroSequencial», deve constar obrigatoriamente em todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos por qualquer dos meios de processamento identificados no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.

2 - Os produtores e os utilizadores de programas informáticos de faturação e outros meios eletrónicos de faturação, bem como as tipografias autorizadas, devem garantir a perfeita legibilidade do ATCUD, independentemente do suporte em que seja apresentado ao cliente.

3 - Em documentos com mais do que uma página, o ATCUD deve constar em todas elas e, quando aplicável o disposto no artigo 6.º, imediatamente acima do código de barras bidimensional (código QR).

Regime transitório

1 - Os sujeitos passivos, utilizadores de programas informáticos de faturação ou outros meios eletrónicos, relativamente às séries que pretendam manter em utilização, dando continuidade à respetiva numeração sequencial, devem, durante o mês de dezembro de 2020, comunicar os elementos referidos no n.º 1 do artigo 2.º, sendo o elemento referido na alínea c) substituído pelo último número utilizado, nessa série, no momento da comunicação.

2 - Os documentos pré-impressos em tipografia autorizada, a que se refere a alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que tenham sido adquiridos antes da entrada em vigor da presente portaria podem ser utilizados até 30 de junho de 2021.